遠程團隊溝通效率低下的10個跡象

毫無疑問,遠程工作正在迅速增加。在2020年大流行襲來之時,它已經成為眾多企業的必需品之前,它的受歡迎程度已經開始增長。實際上,根據Gartner的調查,全球88%的組織由于大流行而無法遠程工作。但是,隨著趨勢的繼續,很明顯,遠程團隊經常無法有效地進行溝通。在本文中,我們將學習一些緩解措施,以確保您的團隊能夠有效地進行溝通,以及SparkleComm將如何提供幫助。但是首先,讓我們探討一下您的遠程團隊溝通不暢的跡象。

您的遠程團隊之間的10個信號溝通無效

1.缺乏信任

遠程團隊之間溝通不正常的最初跡象之一是,團隊成員之間以及團隊成員與管理層之間存在莫名其妙的缺乏信任。無法互相信任會損害遠程團隊的成功,因此減輕這些問題很重要。

可以通過舉行音頻視頻實時會議來建立信任,因此您可以定期簽到并知道您的團隊在做什么。通過電話會議視頻會議進行個人和團隊會議是了解每個人的進度的好方法,這樣您就可以知道他們正在努力實現應有的狀態,并且知道他們是否需要任何東西。

2.團隊無法適應

您的團隊沒有進行應有的溝通的另一個跡象是,似乎毫不費力的變更遇到了阻力,團隊成員無法適應。這種無效的溝通會導致員工之間的討論,因為他們試圖弄清楚變化是什么以及對他們意味著什么。無法理解變化會導致恐懼。害怕未知,或更糟的是害怕失去工作和生計。

加強溝通,使每個人都知道即將發生的變化,這是進行更改的過程的一部分,這將有助于他們適應并最小化或減輕抵制。

3.團隊缺乏目的

您的遠程團隊溝通效率低下的下一個跡象是,他們似乎沒有共同的目的。這可以通過簡單地問他們為什么做自己的工作以及他們的動機是什么來確定。

為減輕壓力,設定明確的目標,期限和期望。設置好這些內容后,請盡早和經常進行溝通。提醒他們公司的宗旨及其在成功中的作用。如果他們對他們的期望以及為什么他們會有更多目的有清晰的了解。

4.溝通不暢

當團隊溝通不暢時,這很明顯,因為他們誤解了收到的信息。例如,通常遠程團隊成員可以脫離上下文進行書面交流。沒有視覺提示,他們可能會誤解正在傳達給他們的東西。如果這種情況經常發生,那么您顯然無法進行通訊。

緩解此問題的方法之一是簡單地提醒您的團隊,書面交流很容易脫離上下文,并鼓勵他們在需要時要求澄清。解決此問題的另一種方法是可視地共享信息。例如,用圖形代替書面說明非常有幫助。屏幕共享或視頻會議也可以非常有用,可以代替電子郵件或聊天通信。

5.缺乏理解

除了簡單或復雜的誤解之外,還完全缺乏對任務,職責,組織價值等的理解。這在無法為新員工提供完整入職流程的組織中很常見,并且是無效溝通的明確標志。

確保遠程團隊具有完整有效的入職資格,將有助于他們更好地了解自己的工作,團隊和組織。提供入職信息供員工將來參考,可以幫助他們在必要時獲得提醒。

6.溝通不一致

溝通不暢的組織通常會在溝通中出現不一致的跡象。有幾種發生這種情況的方法。一是在整個組織中發送重要信息的方式。如果有時通過電子郵件發送,有時通過聊天消息發送,偶爾以公告的形式發送等信息,則員工不太可能了解哪個信息最重要。另一種方式是,當重要文檔出現時在溝通方式和媒體上都不一致。

為了緩解這些問題,重要的是設置溝通準則。讓您的遠程團隊知道他們應該如何交流信息類型。緩解溝通不一致的另一種方法是為團隊的溝通定調。這應該從最高管理層開始進行,并在整個組織中得到鼓勵。

7.員工之間沒有聯系

當您的員工沒有像人一樣聯系時,通常會產生無效的溝通。對于辦公室員工來說,這是自然的過程。對于遠程團隊來說不是那么自然。

建立在線公司文化非常有可能并且非常有效地幫助您的員工找到聯系。鼓勵不一定與工作相關的團隊成員之間的交流可能會有所幫助,盡管這可能會適得其反。尋找虛擬慶祝的方法是幫助團隊聯系的另一種方法。里程碑,周年紀念日,勝利等都可以在電話會議或視頻會議中作為一個團隊來慶祝。

8.交流過多

聽起來不可能,對吧?絕對有可能,并且可能是您的遠程團隊未有效溝通的另一個信號。如果您的員工受到電子郵件,群聊,直接消息和文本的轟炸,您就不太可能引起他們的注意。實際上,您更有可能被忽略。

選擇用于交流不同類型信息的渠道并堅持下去。如果您需要發送團隊公告,請確定您將使用哪個渠道以及何時進行單獨溝通。除非完全必要,否則不要在多個通道之間重復通信。確保重要信息正確傳達?!豆鹕虡I評論》還建議,管理層應該傾聽他們的談話內容,以確保沒有太多的交流,以便傳達正確的信息。

9.步履維艱

如果沒有人保持正軌,則說明您的通信正在使遠程團隊失敗,這是一個好兆頭。如果您的員工落后于工作并且您不知道他們在工作中所處的位置,那么您需要做一些不同的事情。

為了減輕這種情況,重要的是要有一種方法來分配和跟蹤任務,同時使其對任務透明。如果您跟蹤整個團隊可見的任務,您將知道他們知道他們的任務,并且他們將在隊友中對他們的任務負責。

10.缺乏協作工具

如果您尚未實施任何協作工具或未能實施正確的工具,則可能存在溝通方面的重大問題。如果沒有可用的硬件,或者找不到滿足您需求的基于云的軟件,這可能是一個問題。也許您根本不知道它對于遠程團隊的成功有多重要。

在這里,SparkleComm可以幫助您的組織更有效地進行溝通。

SparkleComm即時通訊如何提供幫助

SparkleComm統一通信平臺,除提供語音的IP電話視頻通話外,也讓企業能夠有效的整合現有的數據業務流程。企業或組織機構可以從一個統一的軟件界面(iOS/Android/Windows/macOS),采用熟悉簡單的操作模式進行語音通話、視頻通話、電話會議、視頻會議、即時消息、文件傳遞,而不用擔心信息遺漏、延遲和誤發等,從而擁有企業或組織機構專屬的內部通訊解決方案。

結論

根據審查42,大流行的威脅減少后,有99%的遠程工作者希望繼續遠程工作。因此,即使您認為這是暫時的,在可預見的將來,您仍可能會繼續擁有遠程團隊,這使得協作CRM選項成為必要。

留意遠程團隊無法有效溝通的這10個跡象,將有助于您診斷問題并找到適合您的解決方案。無論您是在大流行流行時突然陷入這種工作環境,還是已經進行了一段時間,都可能會出現問題。幸運的是,通過為您的組織實施正確的協作CRM工具,可以輕松,廉價地解決這些問題。


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Catherine

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